الخطة التشغلية
الـخـطـة التشغيلية لـمـســار الـعـمـل لـمـكـتــب خــــدمــــة رقـــــم ( 45 ) لموسم حج عـام1430هـ
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
يسرنا أن نقدم لكم الخطة التشغيلية لمسار العمل بمكتب الخدمة الميدانية رقم 45
لحج عام 1430هـ نأمل أن تحوز على رضاكم وهي كالآتي :
تحت شعار خدمة الحاج شرف ..أمانة.. مسؤولية
يسر رئيس ومدير وأعضاء مكتب الخدمة الميدانية رقم (45) أن يهيئ جميع الإمكانيات لخدمة ضيوف الرحمن وأن يبذل قصارى الجهد في توفير الراحة والخدمة والاطمئنان لحجاج بيت الله الحرام واضعين نصب أعيننا مخافة الله في السر والعلن وسائلين الله أن يعيننا فيما نصبوا إليه وأن نكون عند حسن الظن ، ويسرني أن أضع أمام المسئولين الخطة التشغيلية لمكتب الخدمة الميدانية رقم (45) .
خطة العمل تتركز في توزيع العمل على أعضاء وموظفي المكتب ليكون كل منهم مسئول عن المهام التي تم تكليفه بـها وتكون مسئوليته مسئولية مباشرة بالإضافة إلى ما يوكل إليه من أعمال أخرى مساندة تتطلبها مصلحة العمل:
أولاً : رئيس المكتب
المطوف / عمر سراج محمد حسين
إن رئيس المكتب ومدير المكتب هما أخوة لبقية الأعضاء والموظفين باعتبارهم جميعا أخوة لا فرق بينهم وحيث أن رئيس و مدير المكتب هما المسئولين مباشرة عن أي تقصير أو إهمال لا سمح الله يحدث من أي عضو أو موظف أو عمال المكتب ويقوموا بتلافي هذا القصور ، لذا فإن المسئولية كبيرة وإن شاء الله نكون عند حسن الظن ، وسوف أقوم بالإشراف الكامل على المكتب ، وكل ما يتعلق بأمور مكتب الخدمة وبمساعدة مدير المكتب وتعاون الجميع .
ثانياً : مدير المكتب
المطوف / أنور سراج محمد حسين
يتولى الإشراف على جميع العاملين في كل الأقسام وله الصلاحية في التوقيع واتخاذ ما يلزم والرد على الاستفسارات من جميع الجهات.
ثالثاً : وحدة الاستقبال والحاسب الآلي والجوازات
العضو / سعيد يعقوب بدر
يقوم موظفي الاستقبال والذين تم تجنيدهم وتدريبهم على حسن الاستقبال والحرص في التعامل مع وثائق سفر الحجاج بشكل يضمن سلامتها من التلف ، حيث يتولون مهمة استقبال جوازات الحجاج واستلامها من المرشدين أو رئيس الحملة للحملات ومنحه قسيمة تثبت استلام الجوازات موضح بها عدد الجوازات وعدد الحجاج ليتم بموجبها تسليم الجوازات بعد الحج لهم . يتولى بعد ذلك قسم الحاسب الآلي مهام إدخال بيانات الحجاج عبر الموقع الإلكتروني المعد لذلك من المؤسسة ، ثم تتولى بعد ذلك طباعة بطاقات الحجاج وبيانات المغادرة للمغادرين منهم بعد الحج ، وبعد تسجيل الجوازات يتم حفظها في غرفة الجوازات التي أعدت خصيصاً لمثل هذا الغرض حيث تم تجهيزها بوسائل للحماية ودواليب لحفظ الجوازات مرقمة ومرتبة ليسهل عملية الحفظ ومن ثم استخراج الجواز المطلوب في وقت قياسي عند رحلة المغادرة بعد الحج ويقوم ايضاً بتوزيع كروت الخيام على جميع الحجاج التابعين للمكتب ويشرف على التوزيع مدير المكتب .
رابعاً : إسكان مكة المكرمة
العضو / محمـــــــد فــــــــــــــــوزي
ويتولى مهام الإسكان فريق متكامل مهمته هي جرد العمائر وحصرها وجمع بياناتها وعمل تقارير يومية عن حالتها ويضم ذلك الفريق عدد من العمالة للتحميل والتنزيل حيث يقومون بمهمة تحميل وتنـزيل العفش في حال وصول الحجاج ومغادرتهم للمدينة وعودتهم من المدينة ومغادرتهم للمطار ، كما يتولى الفريق مهام إرشاد الحجاج التائهين من حجاج المكتب وإيصالهم إلى مقر سكنهم .
خامساً : اسكان المشاعر المقدسة
مسئول إسكان المشاعر بمنى العضو / محمد أحمد أحمد جميل
بعد استلام المكتب للأرض التابعة له من قبل المؤسسة بمشعر منى وبمساعدة موظفين معينين من قبل المكتب وعماله متخصصة تكون مهمة عضو المشاعر بمنى استلام الأرض التابعة للمكتب من قبل المؤسسة وذلك بتفويض من رئيس المكتب ومراجعة جميع الجهات المختصة التي لها علاقة بخدمة الحاج والتواجد الدائم بمقر المجموعة بمشعر منى والإشراف على تجهيز المخيم مع الموظفين والعاملين والإشراف على فريق تسكين الحجاج بمشعر منى والقيام بترقيم لخيام لتسهيل عملية توزيع الحجاج ويكون المسؤل أمام الجهات المختصة كلا فيما يخصه وتسليم الأرض نظيفة بعد الحج للجهات المختصة .
سادساً مسئول إسكان المشاعر بعرفات
العضو- ابن المطوف / ساري عمر ســراج محمد حسين
بعد استلام الأراضي بالمشاعر المقدسة وبمساعدة موظفين معينين من قبل المكتب وعمالة متخصصة تكون مهمة مسئولي المشاعر استلام الأراضي في عرفات والإشراف على المقاول في عملية تجهيز الخيام والتنسيق مع الجهات الأخرى في كل ما يعترضهم من صعاب والاشراف على تسكين الحجاج وعمل كروكي للمخيم. ويكون العضو المكلف بمشاعر عرفة هو مسئول أمام الجهات المختصة كلاً فيما يخصه.
سابعاً : النقل والتصعيد
العضو/ أحمد سراج محمد حسين
مهمة مسئولي النقل والتصعيد معرفة عدد الحجاج المراد إدخال كوبوناتهم للنقابة لاستخراج تصاريح الإركاب الخاصة بهم سواء للمشاعر أو للمدينة أو جدة والعمل على إنهاء تلك الإجراءات واستلام الباصات من الشركات وتوجيهها لمقر سكن الحجاج والتأكد من تصعيد وتفويج جميع الحجاج المراد إركابهم وتزويد الباصات بمرشدين مرافقين خلال رحلات المشاعر والتنسيق مع عضو الاستقبال والجوازات ويكون المسؤل الأول والأخير هو عضو النقل والتصعيد عن ترحيل الحجاج الى المشاعر المقدسة وعدم التدخل في شئونه من قبل الأعضاء .
ثامناً : الشئون العامةوالتوعية والإرشاد
العضــــو / محمـــــد أنـــور صقـــــر
يتولى المهام المنوطة به حسب الخطة التشغيلية وبالتالي مساعدة زملائه في العمل حسب الحاجة التي تحتمها مصلحة العمل بالإضافة إلى التوعية للحجاج من خلال النشرات والكتب وتوزيعها عليهم والأشرطة .
تاسعاً: تفويج جسر الجمرات
العضو / محمد عبد الوهاب مرداد
ويتولى مهام تفويج الحجاج لجسر الجمرات حسب خطة التفويج يساعده أعضاء المكتب والتفرغ التام للتفويج والبقاء في منى يوم 9 / 12 / 1430 هـ ويسانده الموظف المكلف فايز عالي الدعدي .
الـخــــلاصــــــة
هذا ما استطعنا أن نوضحه لسعادتكم في هذه الخطة التشغيلية والذي أرجو من الله العلي القدير التوفيق لتنفيذ هذه الخطة ، وأن يكون مردودها إن شاء الله ما فيه تحقيق الراحة والاطمئنان لحجاج بيت الله الحرام وقد اطلع جميع العاملين بالمكتب على هذه الخطة ووعدوا ببذل قصارى جهدهم لتحقيق الهدف المنشود بإذن الله .
وكل عام وأنتم بخير
رئيس مكتب رقم (( 45 ))
المطوف /عمر سراج محمد حسين
إعداد الأستاذ / زايد الفارس
